Agricoltura

La produzione è legata ai cicli delle stagioni e l’ambiente naturale è sempre più imprevedibile. Pianificare diviene estremamente difficile. Il committente è sempre più organizzato e quindi richiede una alta capacità di previsione.

Problemi riscontrati

La produzione è legata ai cicli delle stagioni e l’ambiente naturale è sempre più imprevedibile. Pianificare diviene estremamente difficile. Il committente è sempre più organizzato e quindi richiede una alta capacità di previsione.

Esigenze rilevate

Accrescere le competenze di pianificazione;

Gestire correttamente le procedure di qualità;

Applicare rigidi criteri di controllo della filiera;

Conoscere la marginalità dei propri prodotti;

Conoscere gli obiettivi commerciali e ribaltarli sull’acquisto da fornitori esterni o sulla produzione propria;

Selezionare fornitori affidabili;

Selezionare squadre di operai competenti e proattive;

Definire schemi di incentivi per il personale.

Soluzioni attivate

Mappatura dei terreni agricoli: avere una planimetria aggiornata dei terreni agricoli, collocare le diverse colture e definirne la durata. Tale attività contribuisce a organizzare al meglio le fasi di crescita e di raccolta.

Identificazione dei responsabili: dopo aver mappato i terreni, porre dei referenti in grado di coordinare il lavoro da svolgere. Definire le mansioni e delineare le responsabilità e gli obiettivi di tale figura, in tal maniera è possibile definire gli incentivi.

Creazione della procedura di vendita: definire le modalità di raccolta sulla base degli input che giungono dall’ambito commerciale, unire le esigenze di raccolta alle esigenze del cliente. Ciò implica la conoscenza delle esigenze del cliente da parte degli operatori di campagna, se in Germania piace un prodotto più verde e il raccoglitore sconosce tale esigenza, inevitabilmente sentirà un senso di frustrazione nell’aver raccolto il prodotto sbagliato, non ne capirà le ragioni, il cliente si lamenterà o restituirà il prodotto.

Budget: dotarsi di un budget di previsione e analizzare gli scostamenti.

Assicurazioni: definire il livello di rischio che l’impresa vuole tenere per sé e assicurarsi contro incidenti che in campo agricolo possono sempre verificarsi.

Lezioni apprese

Lezione 1: è necessario creare un clima che infonda fiducia, affinchè i diversi attori (sia presso la sede che presso i punti vendita) si aprano al confronto costruttivo. A tal fine è indispensabile creare un ciclo di incontri iniziali con Proprietà; Responsabili di campagna; Tecnici Software gestionale; trattando tematiche relative al Change Management, far aprire gli interlocutori al dialogo. Queste riunioni – c.d. workshop strategici – fanno emergere sia dall’area Direzionale (Ad es. Proprietà, Responsabile Qualità, Amministrazione) che dall’area Operativa dell’azienda (responsabili di campagna) le aree critiche sulla quale muovere i primi passi.

Lezione 2: gli interlocutori devono osservare che le discussioni e le soluzioni identificate collegialmente si trasformano in progetti e si realizzano, in tal maniera prendono fiducia sul funzionamento del team.

Lezione 3: le procedure discusse e approvate collegialmente hanno bisogno di un periodo di transizione in cui ciascuno possa assimilarl. Se ci si limitasse semplicemente a definirle non verrebbero correttamente applicate. Per tale ragione è necessario identificare una figura interna che assuma il ruolo di supervisore.

Formalizzazione, alcuni esempi di procedure

I workshop strategici consentono di stendere le diverse procedure volte all’informatizzazione del processo di approvvigionamento e monitoraggio della merce ancora da raccogliere e raccolta e immagazzinata come ad esempio:

Procedura relativa all’acquisto ed eventuali resi/note credito da richiedere, per le materie prime provenienti da fornitori esterni. La procedura uniforma tutti i responsabili di campagna nei vari step relativi all’approvvigionamento della merce, nello specifico:

  • Elaborazione documento d’ordine tramite il software gestionale;
  • Verifica tra la merce ordinata e quella effettivamente reperita;
  • Registrazione della merce ordinata e pervenuta;
  • Segnalazione tramite il software gestionale di eventuali anomalie tra la merce ordinata e quella effettivamente reperita;
  • Controllo mensile da parte del personale amministrativo per eventuali resi/note credito da richiedere ai fornitori nel caso delle anomalie sopracitate.

Procedure per la selezione del personale. Raccogliere e processare i curricula è un’esigenza molto avvertita in questo ambito, stante il turnover tipico sul mercato del lavoro connesso a questo settore. Per tale ragione, automatizzare la raccolta, lo screening e regolamentare la selezione si rivela un punto estremamente vantaggioso.

Analisi delle competenze

E’ bene che l’intera azienda abbia sempre contezza delle competenze attuali del suo personale. In tal maniera può comprendere quanto queste siano adeguate al ruolo e quali attività formative debbano essere poste in campo per migliorare i punti critici. A tal fine viene definito una check list delle competenze del Responsabile di Campagna, dell’operaio, del magazziniere, del responsabile dei trattamenti, dell’agronomo. Ogni check list viene compilata trimestralmente per ogni dipendente dal livello superiore in collaborazione con il diretto interessato affinché non sia visto come uno strumento punitivo, bensì come strumento pedagogico e di affiancamento.

Affiancamento

Successivamente al periodo di elaborazione delle varie procedure, si procede all’affiancamento all’implementazione delle stesse insieme ai responsabili.

Spiegare dettagliatamente le procedure e viverle in una prima fase con i diretti interessati rompe quel diaframma di incomprensione e diffidenza e permette di attivare la persona sulla procedura da compiere.

Controllo di gestione

L’attività di miglioramento della produttività e capacità sul punto vendita corre in parallelo alla definizione della marginalità per ogni punto vendita.

  • Si procede alla definizione dei Centri di Costo e Centri di Ricavo;
  • Si definiscono i driver di ribaltamento dei vari costi/ricavi quando i costi sono indiretti.
  • Si procede alla verifica del corretto funzionamento delle imputazioni contabili
  • Si estrapolano quindi i report

Management by Objectives

Individuati gli obiettivi qualitativi/quantitativi per singolo reparto e ruolo orientati al continuo miglioramento. Una volta individuati i vari obiettivi, per ognuno di essi, si procederà con la definizione dei relativi indicatori di performance.

Esclusivamente a titolo di esempio si riportano di seguito alcuni obiettivi quantitativi/qualitativi:

  1. Ridurre le segnalazioni e i resi dei clienti;
  2. Aumentare la velocità servizio al cliente;
  3. Assicurarsi una corretta rotazione della merce in scadenza;
  4. Verifica integrità e data di scadenza della merce consegnata.

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