Pharma

Problemi riscontrati:

Le imprese del settore farmaceutico, così come i laboratori di analisi, stanno subendo una profonda trasformazione a seguito della pandemia del 2019. L’accelerazione del mercato ha costretto a rivedere le modalità con le quali gestire i progetti e ha anche richiesto l’assunzione di nuove unità di personale. Il settore, generalmente parlando, è dotato di un primo margine elevato, ma i costi di struttura possono risultare estremamente pesanti ed ingessare l’impresa. 

Gli informatori trasferiscono le caratteristiche tecniche del prodotto e non l’approfondimento dei reali bisogni del paziente; Gli area manager, spesso ex informatori, tendono a sostituire gli informatori durante la visita anzichè formarli; La direzione non riesce a dare una valutazione omogenea della qualità dell’informazione sul territorio nazionale; Il dato di vendita è “indiretto”, l’analisi dalle fonti IMS o simili, rende complessa l’attribuzione di un obiettivo e la verifica dello scostamento.

Esigenze rilevate

  • Migliorare il dialogo tra il reparto tecnico - scientifico e quello amministrativo e commerciale
  • I capi area sono per la larga maggioranza ex informatori, spesso i migliori informatori dell’azienda, non hanno maturato le competenze volte al coordinamento di un gruppo e tendono a sostituire l’informatore durante l’affiancamento, dimenticando di formarli.
  • La direzione non riesce a trasferire un messaggio omogeneo su tutto il territorio e il coordinamento risulta estremamente soggettivo e comunque frammentario.
  • Il dato di vendita e le relative performance è “indiretto”, l’analisi del dato IMS spesso non viene gestita in modo tale da restituire informazioni robuste e utili a prendere decisioni.
  • Dotarsi di un budget di previsione e analizzare gli scostamenti.
  • Determinare le attività ricorrenti e gli scostamenti dagli obiettivi che periodicamente devono essere osservati per orientare il gruppo e aiutarlo a formulare nuove idee
  • Costituire team che riescano autonomamente ad analizzare i problemi e risolverli
A

Struttura organizzativa

Definire una struttura organizzativa con mansioni ben definite, ma al tempo stesso capace di modellarsi rapidamente al modificarsi dei feedback ricevuti dal mercato.

B

Procedure flessibili

E' necessario modificare le procedure rapidamente per adeguare l'azienda ai nuovi feedback provenienti dal mercato. Per tale ragione i singoli team vengono formati ad analizzare le migliorie e a proporre in modo efficace delle soluzioni.

Soluzioni attivate

C

Formazione sulla comunicazione

Le aziende informatiche che lavorino in team risultano altamente produttive, ma per riuscire ad amalgamarsi bene tra loro è necessario che tutti i membri del team abbiano ottime basi comunicative.

D

Controllo di gestione

Tracciare correttamente i costi afferenti ad ogni linea di prodotto, verificare che le distinte basi siano costruite adeguatamente e che il gestionale sia costantemente aggiornato. 

Lezioni Apprese

handshake

Lezione 1

è necessario creare un clima che infonda fiducia, affinchè i diversi attori si aprano al confronto costruttivo. A tal fine è indispensabile creare dei team con Proprietà; QP, Responsabile Officina Farmaceutica, Amministrazione, Marketing. Queste riunioni - se ben gestite - faranno emergere  le aree critiche e i relativi progetti di miglioramento.

team

Lezione 2

Gli interlocutori devono osservare che le discussioni e le soluzioni identificate collegialmente si trasformano in progetti e si realizzano, in tal maniera prendono fiducia sul funzionamento del team.

workflow

Lezione 3

Le procedure discusse e approvate collegialmente hanno bisogno di un periodo di transizione in cui ciascuno possa assimilarl. Se ci si limitasse semplicemente a definirle non verrebbero correttamente applicate. Per tale ragione è necessario identificare una figura interna che assuma il ruolo di supervisore.

Formalizzazione, alcuni esempi di procedure

  • Migliorare la procedura acquisti, distinguendo l'ente richiedente da chi si occupa dell'ordine d'acquisto.
  • Migliorare le procedure di qualità
  • Migliorare le procedure di magazzino
  • Migliorare le procedure di recruitment di dipendenti e di venditori / informatori
  • Definire un team che gestisca le iniziative strategiche e analizzi l'andamento degli indicatori di performance

Procedure per la selezione del personale.

Raccogliere e processare i curricula è un’esigenza molto avvertita in questo ambito, stante il turnover tipico sul mercato del lavoro connesso a questo settore. Per tale ragione, automatizzare la raccolta, lo screening e regolamentare la selezione si rivela un punto estremamente vantaggioso.

Analisi delle competenze

E’ bene che l’intera azienda abbia sempre contezza delle competenze attuali del suo personale. In tal maniera può comprendere quanto queste siano adeguate al ruolo e quali attività formative debbano essere poste in campo per migliorare i punti critici. A tal fine viene definito una check list delle competenze di ciascun dipendente, dal responsabile dell’officina farmaceutica al QP, al responsabile di qualità, al magazzinere, al responsabile del marketing. Ogni check list viene compilata trimestralmente per ogni dipendente dal livello superiore in collaborazione con il diretto interessato affinché non sia visto come uno strumento punitivo, bensì come strumento pedagogico e di affiancamento.

 

 

Affiancamento

Successivamente al periodo di elaborazione delle varie procedure, si procede all’affiancamento all’implementazione delle stesse insieme ai responsabili.

Spiegare dettagliatamente le procedure e viverle in una prima fase con i diretti interessati rompe quel diaframma di incomprensione e diffidenza e permette di attivare la persona sulla procedura da compiere.

 

Controllo di gestione

L’attività di miglioramento della produttività e capacità sul punto vendita corre in parallelo alla definizione della marginalità per ogni punto vendita.

  • Si procede alla definizione dei Centri di Costo e Centri di Ricavo;
  • Si definiscono i driver di ribaltamento dei vari costi/ricavi quando i costi sono indiretti.
  • Si procede alla verifica del corretto funzionamento delle imputazioni contabili
  • Si estrapolano quindi i report

KPI

Una volta individuati i vari obiettivi, si procederà con la definizione dei relativi indicatori di performance.

Ad esempio:

  1. Evitare mancanti
  2. Ridurre i tempi di creazione nuovi prodotti
  3. Aumentare la numerosità dei clienti e l’ordine medio
  4.  Evitare scaduti
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