Luis Velasquez in un articolo sull'Harvard Business Review riflette sull'efficacia delle riunioni di team, tema onnipresente presso le organizzazioni e quindi estremamente interessante. Ne riportiamo qui una sintesi con alcune nostre riflessioni.
Quando i membri di un team non partecipano attivamente alle riunioni, la produttività e la coesione del gruppo possono diminuire. Le strategie tradizionali per aumentare la partecipazione, come chiarire le aspettative, stabilire agende chiare e porre domande aperte, spesso non sono sufficienti perché si basano su supposizioni del leader piuttosto che su una comprensione reale delle esigenze del team. Per migliorare l'engagement, è fondamentale promuovere una cultura di squadra sicura e inclusiva, che richiede una profonda comprensione delle dinamiche personali e di gruppo.
Il ruolo delle dinamiche personali e di gruppo nelle riunioni di team.
Le dinamiche personali influenzano la partecipazione: introversione, mancanza di fiducia e sentimenti di non essere apprezzati possono inibire i contributi dei singoli membri. Condurre incontri individuali e creare uno spazio sicuro per esprimere idee può aiutare a superare queste barriere.
Le dinamiche di gruppo, come le barriere linguistiche, le differenze culturali e le dinamiche di potere, possono impedire a certi membri di partecipare. I leader devono lavorare attivamente per dimostrare che ogni contributo è apprezzato, favorendo una cultura di supporto e inclusività. Questo include stabilire rituali che promuovano la sicurezza psicologica, sfidare pratiche che ostacolano la partecipazione e garantire che tutte le voci siano ascoltate equamente. In questo modo, si crea un ambiente in cui ogni membro del team si sente valorizzato e motivato a partecipare, contribuendo a riunioni più produttive e inclusive.
In particolare, incontrare individualmente i componenti del team e porre alcune domande ai membri più silenziosi o recalcitranti può essere di grande utilità:
"voglio che tu sappia che le tue idee e il tuo feedback non sono solo benvenuti ma fondamentali per il nostro successo".
"Per la nostra prossima riunione, mi piacerebbe che condividessi i tuoi pensieri su [specifico argomento/progetto]. Mi assicurerò di creare uno spazio per farti esprimere le tue idee comodamente. La tua prospettiva è unica e può aiutarci a vedere cose che altrimenti potremmo perdere. Che ne pensi?"
Come ottenere i comportamenti desiderati dal team anche al di fuori delle riunioni.
Dichiarare il tipo di team che desideri avere e i comportamenti che vorresti adottassero per creare una cultura di supporto. Ad esempio, potresti dire: "come team, ci supportiamo a vicenda, affrontiamo insieme le sfide e comunichiamo in modo trasparente e costruttivo."
Modella i comportamenti.
Mostra empatia nelle tue interazioni e partecipa attivamente alla risoluzione collaborativa dei problemi. Le tue azioni stabiliscono il tono per la cultura del team.
Rinforza e riconosci.
Celebra ogni volta che un membro del team dimostra questi comportamenti. Ad esempio, "Alex, il modo in cui hai appena riconosciuto il contributo di Jordan incarna la cultura di supporto che vogliamo avere nel nostro team, una dove il contributo di ogni membro è riconosciuto e apprezzato. Alex, grazie per averlo dimostrato e per aver dato un esempio positivo per tutti noi."
Invita alla partecipazione.
Integrare i comportamenti in ogni riunione e interazione di squadra, nel tempo, incoraggerà la partecipazione. Ad esempio, quando pianifichi la prossima riunione di team, potresti dire: "mentre ci prepariamo per la nostra discussione su [argomento], ricordiamo i nostri comportamenti di squadra: ci supportiamo a vicenda, affrontiamo insieme le sfide e comunichiamo in modo trasparente e costruttivo. Invito tutti a portare le proprie intuizioni e domande, poiché le vostre prospettive uniche arricchiscono il nostro team. Facciamo di questa una riunione produttiva e inclusiva in cui ogni voce viene ascoltata."
Rendi sicuro partecipare.
Fattori a livello di gruppo come la facilitazione inefficace, la mancanza di struttura e i comportamenti non inclusivi influenzano la partecipazione, come mi ha detto Tope Awotona, CEO della società di software per la pianificazione Calendly, in una recente conversazione. Ad esempio, ordini di parola predeterminati o abituali (ad esempio, iniziare sempre con i membri più anziani) inibiranno la spontaneità degli altri membri. I sottogruppi all'interno del team (ad esempio, membri del team con maggiore anzianità vs. nuovi membri) possono anche creare camere d'eco e uno squilibrio di potere nelle discussioni.
Introduci nuovi rituali.
Inizia le riunioni riaffermando la cultura e i comportamenti del team: "benvenuti alla riunione X. Siamo il Team Y, e abbracciamo tre comportamenti chiave: Ci supportiamo a vicenda, affrontiamo insieme le sfide e comunichiamo in modo trasparente e costruttivo." Questo imposta un tono positivo e aspettative chiare, e quando fatto costantemente, i rituali possono migliorare le prestazioni.
Sfida i rituali esistenti che potrebbero ostacolare la partecipazione.
Ad esempio, per garantire che le questioni vengano risolte durante le riunioni, chiarisci che il silenzio sarà interpretato come accordo.
Migliora la struttura e la facilitazione delle riunioni.
Assicurati che le agende siano chiare e le aspettative siano comunicate in anticipo. Tutti dovrebbero sapere lo scopo della riunione, perché è importante e rilevante, e cosa ci si aspetta da loro. Questo aiuta i membri del team a sentirsi più preparati e inclini a partecipare.
Favorisci una partecipazione varia.
Ruota la facilitazione delle riunioni tra tutti i membri del team. Dare a coloro che sono tipicamente meno vocali un ruolo strutturato può aiutarli a sentirsi autorizzati a parlare. Offri diversi modi per i membri del team di contribuire, assicurandoti di accogliere le persone neurodivergenti. Ad esempio, consenti input scritti prima, durante o dopo le riunioni per garantire che tutti possano contribuire in un modo che si adatta a loro.
Evita e gestisci le distrazioni.
Riconosci e impara a gestire i comportamenti comuni che fanno deragliare le riunioni, come fare supposizioni o catastrofizzare.
Affronta le dinamiche di potere.
Lavora attivamente per garantire che tutte le voci siano ascoltate in modo equo. Fai in modo di riconoscere e, se necessario, parafrasare i commenti delle donne, delle persone di colore e delle persone di altri gruppi sottorappresentati per amplificare le loro voci.
Il ruolo del leader nella gestione del team
Come leader, dobbiamo coltivare team in cui i contributi di ogni membro non solo vengono ascoltati ma sono attesi con entusiasmo, e dove ogni membro si sente al sicuro nell'esprimere la propria opinione, anche se contraria. È nostro compito essere orchestratori di culture inclusive e sicure. Dobbiamo amplificare le voci più tranquille, sfidare lo status quo e abbracciare prospettive diverse. Chiedi al tuo team "Cosa possiamo fare meglio?" e lascia che le loro risposte ti guidino verso un ambiente di riunione più coinvolto e partecipativo.
La piattaforma Ananda di CentoCinquanta integra molti degli aspetti che abbiamo visto qui in alto, in particolare: nel corso delle riunioni ciascun team è chiamato a rispondere a domande standard, il facilitatore viene eletto periodicamente, al termine della riunione viene inviata in automatico una mail con le decisioni prese e la riunione successiva saranno quelli i punti dai quali ripartire.
