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La metodologia di gestione dei progetti: il Project Management

Le problematiche relative alla gestione dei progetti sono oggigiorno di grande attualità all’interno di ogni struttura organizzata, sia pubblica che privata. 

La complessità crescente delle attività aziendali, il tempo e le risorse – sempre più scarse – impongono alle aziende la ricerca di efficaci strumenti per gestire i progetti che vengono attivati in ogni settore aziendale. 

È la storia delle aziende che annuncia l’insufficienza della gestione casuale o dei modelli ritenuti classici o ancora l’esperienza, che non permettono di gestire efficacemente un progetto in presenza di imprevisti o in caso di errori strutturali nella progettazione da parte del team. In questa prospettiva, l’insieme delle attività svolte per la realizzazione degli scopi e gli obiettivi di un progetto, dette comunemente gestione di progetto, rientrano nella definizione anglosassone di Project Management. Secondo il PMBOK (Project Management Body of Knowledge), il Project Management è l’applicazione di conoscenze, attitudini, tecniche e strumenti alle attività di un progetto con l’intento di conseguire uno scopo secondo una collocazione temporale finita differente dalle semplici attività rutinarie, permanenti o semi-permanenti dirette da procedure non ripetitive dello stesso prodotto o servizio. Le sfide raccolte dal Project Management, sono in primo luogo quella di raggiungere gli obiettivi del progetto rispettando i vincoli determinati dal contesto del committente (tempi, costi e scopo); in secondo luogo, mira all’allocazione ottima delle risorse e all’integrazione degli input necessari per raggiungere gli obiettivi. Queste sfide, o ruoli, devono essere portati avanti risolvendo i problemi e limitando i rischi associati a ciascun progetto. Quindi il Project Management, non solo è una tecnica di approccio, ma una filosofia impiegata dal management di ogni organizzazione, ad ogni livello e per ogni funzione, al fine di raggiungere determinati obiettivi in presenza di rischio e vincoli complessi. È impossibile interpretare la logica del Project Management in mancanza della consapevolezza che tutte le parti che lo compongono e costituiscono (progetto, project manager, stakeholders, team, deliverable, milestones, ecc.) assumono un ruolo ed un valore dal peso trascurabile se considerate singolarmente, ma che invece, costituiscono le linee guida per il conseguimento di un risultato se combinate e interagenti l’una con l’altra.
Quindi, essendo il progetto un vero e proprio compito, avente una certa rilevanza e carattere di unicità, che deve essere completato rispettando una scadenza temporale ed un budget di spesa, si possono evidenziare le caratteristiche di base e comuni a tutti i progetti, ovvero il progetto “è costituito da un insieme di attività non ripetibili destinate ad ottenere uno specifico prodotto finito da svolgere in un determinato periodo di tempo mediante l’utilizzo di risorse predefinite ed assegnate a costi predeterminati”.
Alla luce di tale premessa, risulta immediato comprendere l’importanza di una metodologia efficace di gestione, articolata in fasi, che permetta di dare risposta alle seguenti domande:
1)    Quale è la missione del progetto? Con quali risorse si intende perseguirla?
2)    Come verrà condotto il progetto?
3)    Come ne verrà controllato l’avanzamento?
Queste domande rappresentano l’interpretazione nascosta delle fasi caratterizzanti del Project Management, ossia pianificazione, programmazione e controllo. Le fasi non sono scollegate tra loro, bensì gerarchiche, articolate e volte all’individuazione dei fattori critici di successo o di insuccesso dell’iniziativa. La letteratura economica – e non solo – è ricca di esempi che evidenziano la presenza di tali criticità, in particolare di quelle negative, che generalmente coincidono con una o più questioni come quelle di seguito riportate:
       progetto troppo poco definito per il quale l’obiettivo risulta sfocato;
       scelte errate da parte del Project Manager, possibilmente ignaro delle possibili cause ed effetto di determinate scelte;
       direzione non coinvolta, ossia un centro direzionale che non lavora in sinergia con le altre funzioni aziendali o che focalizza l’attenzione su problematiche estranee al progetto, dedicandogli poca attenzione;
       compiti non definiti, quindi, team scoordinati che non riescono a unire le forze alla ricerca di sinergie che permettano di realizzare un obiettivo comune;
       un’inadeguata programmazione delle attività del progetto, legata ad un’errata pianificazione;
       un processo di controllo inefficace, ovvero privo di direzione;
Senza entrare nel merito delle singole fasi e sotto-fasi che le compongono, dalle quali si comprende l’effettiva gestione di tempi, costi e risorse dell’iniziativa, il Project Management assume importanza cruciale nel riuscire a dettare il percorso di analisi da implementare per portare a compimento un progetto in termini di qualità ed accuratezza dei risultati, riuscendo spesso a generare delle condizioni che attribuiscono più valore per il committente rispetto a quanto originariamente concepito. Il Project Management, focalizzandosi esclusivamente nelle attività costituenti il progetto, sia esso in itinere o ancora da avviare, riuscirà, se ben utilizzato, a far emergere concretamente e step by step l’orizzonte desiderato. 

Un commento su “La metodologia di gestione dei progetti: il Project Management

  1. Lavoro_Italia ha detto:

    Il termine maturita si riferisce al grado di crescita delle competenze, delle abilita e del livello di perfezionamento nell’utilizzo degli strumenti e delle tecniche di project management da parte di una organizzazione. Un modello di maturita e un modello organizzativo capace di quantificare e misurare le capacita e le competenze raggiunte da una organizzazione nella gestione dei progetti. Esiste infatti una stretta correlazione tra il successo di una organizzazione e la sua capacita di gestire i progetti.

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